孫珊珊
（濰坊職業學院 信息管理中心，山東 濰坊 263727)
隨著高校信息化建設的不斷深入，高校信息化建設程度越來越高，各個學校都建設了很多業務系統。多數業務實現了網上辦理，但是由于系統繁多，學生、教職人員辦理不同的業務需要登錄不同的系統。許多高校正通過信息化“一站式”服務模式整合業務過程，根據師生角色生命周期涉及的服務項目，建立公共服務平臺，集聚服務資源，推廣移動應用，完善服務體系，推動行政職能從管理向服務的轉變[2]。
一站式網上辦事大廳通過統一的流程引擎將散落在各業務系統中的流程進行充分整合，統一運行和管理，并可實現對所有業務流程運行情況監控與分析，從而為高校發展決策提供數據支撐。濰坊職業學院于2022年完成了網上辦事大廳升級改造，本文以此為背景，用一個具體業務流程“合同管理審批流程”為例，說明了基于易表通流程引擎的線上服務事項的設計與實現過程。
2.1 建設原則
網上辦事大廳旨在提高服務質量和效率，建設和實現是一項全局性工作，涉及多個部門的協調和管理，因此在建設服務事項前期一定要充分調研實際業務，進行需求分析，確保系統方便快捷，滿足不同場景下的辦事需求[3]。在服務事項運行過程中，從師生利益出發，以提高師生滿意度為原則，根據實際運行情況調整服務內容，開展流程優化和流程再造工作，切實提高服務效率和質量。
2.2 訪問入口
為方便師生隨時隨地申請、審批、查看服務事項，辦事大廳支持移動端使用，包括移動App、微信公眾號、企業微信、釘釘等多種入口。不同入口的數據同步，師生根據自身習慣選擇合適的訪問入口。
在辦事大廳中，不同事項以服務卡片方式展現，用戶可點擊服務事項卡片，直接進入申請頁面進行業務申請。對于自己的常用業務，還可點擊服務卡片上的“愛心”符號服務進行一鍵收藏服務，方便下次通過“我的收藏”直接訪問，也可根據需要取消收藏。
審批者在任務中心接收審批任務，可以查看待辦任務、已辦任務、我的申請、辦結任務，也可根據申請人、申請部門等條件進行篩選查找任務。
2.3 服務查詢
平臺可根據服務主題、責任部門對服務事項進行分類，用戶可選擇相應分類，輸入事項名稱關鍵字，快速精準搜索服務事項。用戶通過點擊事項卡片，可查看事項辦事指南。辦事指南包括事項名稱、責任部門、服務對象、前置條件、服務內容、業務周期、辦理須知、所需材料、辦理時間和地點、咨詢電話和常見問題等，并可在辦事指南中關聯在線應用、提供咨詢、評價等服務。
2.4 服務事項評價
提供用戶對服務事項、辦結的流程進行滿意度評價，將自己最真實的使用感受分享給其他用戶、反饋給服務事項管理員。用戶使用服務事項前也可以查看其他用戶對該事項的評價。服務事項管理員可以查看來自用戶的使用評價，為進一步優化升級應用提供參考依據。學院領導層可以隨時查看所有事項的評價得分，根據評價得分對事項責任部門采取獎懲措施，以此促進流程再造，服務質量提升。事項評價結果也可為部門年終考核提供參考依據。為保證評價質量，防止惡意評價，用戶須通過認證登錄系統后才可進行評價。
2.5 服務事項管理、統計
對事項清單進行全生命周期管理，建設學校統一事項清單庫。新建設的事項按時上架，過時廢棄事項及時下架，有業務變動的及時變更。可以按照服務事項的重要程度、使用頻率高低對事項進行排序。
管理員和普通用戶均可通過服務分析模塊查看辦事大廳運行數據，包括當前進駐事項、可在線辦理事項、當前正在辦件、已完成辦件、累計服務師生數等內容。
平臺可通過訪問流量、使用次數、評分高低、流程平均耗時等維度對流程事項進行排名，形成各種直觀展示的圖表，如折線圖、餅圖、柱狀圖等，點擊圖表，可查看數據詳情。
2.6 流程監控
流程管理員可以對權限范圍內的流程進行監控，包括全部流程實例，當前運行節點任務狀態，是否超時未處理、是否駁回、終止等。在流程監控模塊，流程管理員可以用申請人、申請部門、申請時間、流程狀態等條件搜索某條具體流程實例或某個流程任務，對流程或流程任務進行強制干預，如終止、刪除、掛起、轉辦等操作[4]。
2.7 權限管理
流程管理平臺支持多級管理。多級管理是指對各種管理操作的權限范圍內再授權，這種授權機制可以無限細分下去，如學校信息管理中心擁有平臺完整管理權限，A、B、C 三個部門有相對獨立的二級管理權限，每個二級管理權限可以繼續細分的技術。每一級管理員都只能查看和管理自己權限范圍內的流程及流程實例。分級管理扁平高效，服務用時更短，更加精準。
權限包括發起流程、編輯、查看、審核、批量審核、導出、刪除、終止、轉辦、掛起等，根據實際業務需求，可給相關人員配置不同權限。支持電腦端和移動端權限同步配置，避免不同入口權限不同的問題。
依法治校過程中，高校面臨的內外部環境越來越復雜，高校的辦學、管理等活動逐漸被納入司法審查。合同管理成為學校行政管理的重要組成部分。從合同起草、審核、法律審查到修訂、蓋章簽訂，每個環節都要嚴格把關，不容出錯。傳統的線下溝通、修改的方式不能留痕，無法追溯，給日后審查帶來了不便。為了解決這些問題，實現合同規范化、標準化、科學化的高效管理，通過流程引擎搭建了線上合同管理審批流程，包括基本信息設置、表單設計、流程設計、權限配置、頁面設計、服務部署上架6個步驟。
3.1 基本信息設置
該部分定義了服務事項的中英文名稱、服務類別、圖標、基本描述、服務對象、責任部門、辦事指南等基本內容。這些信息簡潔明了，讓用戶快速了解該流程。
3.2 表單設計
流程平臺了提供Web方式、面向業務人員的可視化、拖拽式、所見即所得的表單設計器，無須安裝任何專業設計工具或插件。表單設計器提供單行文本、多行文本、附件控件、頭像控件、單選框組、多選框組、下拉菜單、樹形控件、超鏈接控件、簽章控件、 位置坐標、富文本編輯器等標準控件。每個控件都可以單獨設置屬性，包括是否必填、是否隱藏、是否只讀、是否有值校驗、關聯數據源等[5]。還可建立字段關聯事件，比如當字段A的值為“是”時，則需要顯示字段B/C/D，并提示用戶填寫，同時隱藏字段E/F/G；
當字段A字段為“否”時，則需要顯示字段E/F/G,并提示用戶填寫，同時隱藏字段B/C/D。
表單支持移動端和電腦端同步配置，配置一次，即可實現多終端的使用。
合同管理審批流程需要填寫的字段包括申請人、申請部門、聯系方式、合同名稱、類型、合同標的、合同編號、金額、履行開始時間、履行結束時間、對方單位名稱、對方單位聯系人和電話、印章類別、合同文本、合同份數等內容。其中申請人、申請部門、聯系方式等基本信息可關聯數據源，即從數據中心直接讀取當前用戶信息，避免了申請人重復填寫。具體表單設計見圖1。
圖1 表單設計
3.3 流程設計
流程平臺自帶Web方式的、面向業務管理人員的交互式流程設計器，無須寫代碼，不需要安裝專業的流程設計軟件或者插件，只需要簡單可視化配置操作即可生成復雜的業務流程。流程引擎支持并行、串行、串并混合等多種模式。每個環節均可單獨配置操作按鈕，如提交、追回、退回、終止流程、轉辦、催辦、保存草稿、查看流程圖等。當一個環節下一步有多個路由時可通過網關配置不同的條件，系統根據條件自動判斷下一環節，這就避免了人為選擇路由容易出錯的問題。每個環節可以配置是否會簽，會簽模式包括并簽和串簽兩種。
合同管理審批流程，流程環節包括提出申請、部門負責人審核、相關部門會簽、法律顧問審核、財務審核、審計科審核、合同修正、院長審批、蓋章處理等環節。每個環節配置相應的審批人員，審批人員有三種情況：一是不固定人員，由上個環節處理人從組織架構中選人；
二是固定用戶或用戶組，這種情況在流程中配置角色即可；
三是人員不固定但是有具體規則，比如“部門負責人審批”環節審批人是上個環節中提出申請者所在部門的部門負責人，這種情況配置相應規則即可。具體流程圖見圖2。
圖2 流程設計
流程每個環節可單獨配置關聯表單字段的權限，包括隱藏、只讀、必填、查看，默認情況為可編輯狀態。當某些字段需要特殊權限配置時，如合同管理審批流程中，“審核材料上傳”字段只有法律顧問審核環節有權限上傳，則法律顧問審核環節配置此字段為必填，其他環節配置此字段為只讀權限。
3.4 權限配置
本流程的申請權限開放給全體教職工，審批權限根據各環節情況具體配置，如“財務處審核”環節配置財務處長角色。當人員調整時，只需在角色管理模塊維護人員變更信息，各個引用此角色的流程環節會自動更新人員。管理權限分配給合同管理部門學校辦公室。管理員可以查看和導出所有合同管理審批流程實例，包括表單填寫的字段、流程的基本信息、流程狀態等內容，方便統計分析、流程監控。
3.5 頁面設計
一站式網上辦事大廳將每個服務事項作為一個獨立的應用，可獨立配置申請、審核、統計、管理頁面。每個頁面配置相應的操作按鈕，如發起申請、編輯、查看、審核。采用Web 端配置的方式，不需要寫代碼，即可完成頁面設計。
3.6 服務部署
完成以上步驟后，一鍵部署，服務即可上線，用戶即可在辦事大廳中看到此流程。
濰坊職業學院網上辦事大廳于2022 年完成升級改造，建成公文收發、教學管理、財務管理、資產管理、人事管理、學工管理、差旅管理等124項服務事項，其中117條事項可在線辦理，同時支持電腦端和移動端事項辦理、審批，部分服務事項見表1。
表1 部分服務事項
圖3 服務事項統計
2022年完成13 700余項事項辦理，為師生日常工作、學習、生活提供了極大的便利，極大提高了審批效率和服務水平，提高了師生滿意度，有效提升了行政效能。
業務流程建設是一個持續優化調整的過程，通過發現在日常執行中的問題，逐步優化完善，實現流程再造。通過流程再造，反向促進業務改進，為師生提供優質高效的服務，提高師生滿意度。接下來，應重點推進以下兩項工作：一是深入思考研究如何利用辦事大廳提高辦事效率，實現數據積累，為學院發展決策提供更準確可靠的數據支撐；
二是實現線上線下閉環辦事服務。建設線下自助服務大廳，自助查詢、打印成績單等，實現一門式自助服務[6]。建設電子簽章系統，實現學院公章、合同章及人事、財務等部門公章電子化，對接網上辦事大廳及線下自助服務設備，實現電子簽章，提高服務效率。