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關(guān)于新形勢(shì)下如何做好秘書(shū)工作的思考

在我國(guó)，絕大多數(shù)政府及企事業(yè)單位都設(shè)置了秘書(shū)崗位。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前我國(guó)的秘書(shū)從業(yè)人員有幾千萬(wàn)人，是一個(gè)龐大的工作群體。他們擔(dān)負(fù)著協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、管理內(nèi)外、溝通縱深、協(xié)調(diào)左右、服務(wù)周?chē)娜蝿?wù)，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手和部門(mén)的勤務(wù)員。因此，秘書(shū)自身的素質(zhì)能力直接影響著整個(gè)單位或部門(mén)的形象和運(yùn)行效率。深入研究秘書(shū)工作，對(duì)提高秘書(shū)參謀水平乃至提高政府的執(zhí)政能力都有著極為重要的意義。

一、關(guān)于秘書(shū)的涵義

隨著改革開(kāi)放的不斷深入和多種經(jīng)濟(jì)模式的協(xié)同發(fā)展，我國(guó)秘書(shū)隊(duì)伍的構(gòu)成也在悄然發(fā)生著變化，正在世界接軌，秘書(shū)這一行業(yè)已經(jīng)成為了一個(gè)復(fù)雜廣泛的社會(huì)職業(yè)群體。現(xiàn)在，政府、工礦企業(yè)、軍隊(duì)甚至包括一些學(xué)術(shù)團(tuán)體組織都設(shè)有秘書(shū)機(jī)構(gòu)。秘書(shū)工作也由原來(lái)的以秘書(shū)群體為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)為主，越來(lái)越多地出現(xiàn)了秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人一對(duì)一的服務(wù)模式。

秘書(shū)，從世界范圍看，它是分布最廣泛的社會(huì)職業(yè)之一。但是在我國(guó)，卻正在經(jīng)歷著一個(gè)從“職位”向“職業(yè)”過(guò)渡的過(guò)程。很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，由于我國(guó)是社會(huì)主義國(guó)家，所以從事秘書(shū)工作的都屬于國(guó)家工作人員，即公職秘書(shū)。絕大部分從屬于政府、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)——秘書(shū)廳（室）或秘書(shū)科（室），少部分秘書(shū)工作者由機(jī)關(guān)、單位配備給首長(zhǎng)或?qū)＜易龉ぷ髦郑允菄?guó)家公務(wù)員。首先我們看看國(guó)內(nèi)秘書(shū)界關(guān)于秘書(shū)的理解：

（1）秘書(shū)，在我國(guó)現(xiàn)代主要是指黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、軍隊(duì)內(nèi)的一種行政職位。

（2）秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時(shí)的輔助人員。

（3）秘書(shū)或秘書(shū)工作者是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀和助手，主要職責(zé)是協(xié)調(diào)決策，承辦業(yè)務(wù)，搞好行政工作。

（4）秘書(shū)是專門(mén)從事辦公室程序性工作、協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。

從以上可以看出，秘書(shū)工作具有從屬性和輔助性的特點(diǎn)。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是秘書(shū)第一位的基本職能，秘書(shū)活動(dòng)是領(lǐng)導(dǎo)的補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)規(guī)定了秘書(shū)活動(dòng)的基本范圍和利益指向，秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系成為秘書(shū)最首要、最基本的社會(huì)關(guān)系。概括地說(shuō)，秘書(shū)基本角色是領(lǐng)導(dǎo)的助手，基本職責(zé)和作用是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)和政務(wù)活動(dòng)，實(shí)行組織、行政領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)管理。

二、新形勢(shì)下秘書(shū)工作者應(yīng)具備政治素質(zhì)和三種意識(shí)

（一）政治素質(zhì)。政治素質(zhì)是秘書(shū)應(yīng)具備的最重要素質(zhì)，也是秘書(shū)工作的基礎(chǔ)和前提條件。新形勢(shì)下，在為國(guó)家和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)了前所未有的機(jī)遇的同時(shí)，拜金主義，金錢(qián)萬(wàn)能等不良思想也逐漸的滲透進(jìn)來(lái)。因此，秘書(shū)工作者要不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)。

秘書(shū)工作者必須具備較高的政治素質(zhì)，要深入學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和三個(gè)代表重要思想，貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，用科學(xué)的政治理論武裝自己，時(shí)刻保持清醒的頭腦，要以政治理論為指導(dǎo)，全面科學(xué)地處理日常工作。秘書(shū)工作者還要具政治上的敏銳性和判斷力，站穩(wěn)政治立場(chǎng)，嚴(yán)格要求自己，明辨是非，忠誠(chéng)于黨和自己的事業(yè)。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，秘書(shū)要學(xué)會(huì)用發(fā)展的眼光看問(wèn)題，從全局出發(fā)，抓主要矛盾，透過(guò)現(xiàn)象深入挖掘事物本質(zhì)，學(xué)會(huì)用辯證唯物主義觀點(diǎn)去觀察和分析問(wèn)題，充分發(fā)揮秘書(shū)工作者的參謀與輔助作用。

（二）大局意識(shí)。大局，是指在特定生產(chǎn)方式基礎(chǔ)上經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)諸要素相互作用構(gòu)成的綜合態(tài)勢(shì)，主導(dǎo)整體工作局面的演進(jìn)，關(guān)系整體工作格局的發(fā)展，是客觀現(xiàn)實(shí)性與主體實(shí)踐性的統(tǒng)一，是整體協(xié)同性與局部差異性的統(tǒng)一，是發(fā)展持續(xù)性和過(guò)程階段性的統(tǒng)一。秘書(shū)工作者作為領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的性質(zhì)和特殊地位，決定了秘書(shū)工作者要有全局觀念、大局意識(shí)，善于布局安排。只有了解全局、把握大局、通盤(pán)布局，秘書(shū)工作才能高站位慮事、高水平謀事、高效率辦事。否則，工作中就容易存在盲區(qū)、出現(xiàn)盲點(diǎn)、導(dǎo)致盲目、難免盲從，陷入“盲人騎瞎馬，夜半臨深池”的危險(xiǎn)境地。要腦中有全局，堅(jiān)持在全局下思考。學(xué)會(huì)戰(zhàn)略謀劃，謀大事、獻(xiàn)良策、當(dāng)高參，是秘書(shū)工作一項(xiàng)非常重要的職責(zé)。要履行好這一職責(zé)，必須圍繞中心，放眼全局，知關(guān)鍵、得要領(lǐng)，把精髓、抓要害，當(dāng)好大參謀、出好大主意。要心中有大局，堅(jiān)持在大局下行動(dòng)。凡事站高一層，望遠(yuǎn)一步，自覺(jué)把秘書(shū)工作放到大局下來(lái)認(rèn)識(shí)、來(lái)把握、來(lái)部署、來(lái)推動(dòng)，努力使秘書(shū)工作與中心工作切題合拍、與領(lǐng)導(dǎo)思路同頻共振、與實(shí)際工作契合相符，做到一切服務(wù)大局、一切為了大局，用大局來(lái)檢驗(yàn)秘書(shū)工作成效。秘書(shū)工作者只有時(shí)時(shí)處處從大勢(shì)考慮、從大處著眼，才會(huì)不斷提高境界、開(kāi)闊眼界，具備登高望遠(yuǎn)的視野、兼容并蓄的涵養(yǎng)，做到大氣做人、大氣做事。在實(shí)際工作中，秘書(shū)要按照服務(wù)大局的要求，力求取得“服務(wù)大局、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層”的最佳效果。

（三）服務(wù)意識(shí)。政府的秘書(shū)是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，因此要正確把握角色，擺正位置，正確認(rèn)識(shí)自己的角色。秘書(shū)工作總的利益指向是為人民服務(wù)，所不同的是秘書(shū)所承擔(dān)的每一項(xiàng)具體工作，都是以服務(wù)為性質(zhì)的，主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也包括間接為機(jī)關(guān)、為基層服務(wù)。秘書(shū)必須把服務(wù)作為基本職能，充分認(rèn)識(shí)和理解服務(wù)的崇高偉大，樹(shù)立自覺(jué)服務(wù)的角色意識(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中甘當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的配角，真誠(chéng)熱愛(ài)配角這一社會(huì)角色，把自己的全部熱情和精力投入到服務(wù)活動(dòng)中去，像春蠶吐絲一樣一絲不茍、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，富于主動(dòng)精神和責(zé)任感。

（四）超前意識(shí)。想問(wèn)題、辦事情時(shí)，要超前一步，提高敏感性，增強(qiáng)主動(dòng)性。要注重?fù)Q位思考，“身在將位，胸為帥謀”，真正做到想領(lǐng)導(dǎo)之所想、謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，及早提出比較成熟的意見(jiàn)和建議，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。唯有如此，才能“參”在點(diǎn)子上，“助”到關(guān)鍵處。

三、新形勢(shì)下秘書(shū)工作者應(yīng)具備綜合能力

具備較強(qiáng)的綜合業(yè)務(wù)能力是做好秘書(shū)工作的根本要素。綜合業(yè)務(wù)能力體現(xiàn)秘書(shū)工作者的工作能力，一個(gè)合格的秘書(shū)工作者應(yīng)具備較強(qiáng)的寫(xiě)作辦公能力、分析應(yīng)變能力、溝通協(xié)調(diào)能力和探索創(chuàng)新能力等綜合能力。

（一）寫(xiě)作辦公能力。秘書(shū)工作者的基本職責(zé)就是撰寫(xiě)材料，具備扎實(shí)的寫(xiě)作能力是對(duì)秘書(shū)工作者的基本要求。秘書(shū)工作者要通過(guò)深入學(xué)習(xí)，牢固掌握公文寫(xiě)作的技巧，在工作中用心做事，積極進(jìn)取。秘書(shū)工作者在寫(xiě)作時(shí)一定要一心一意、一絲不茍，從全局入手，關(guān)注細(xì)節(jié)，盡心盡力寫(xiě)出對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策能起到較大作用的參考資料。除此之外，秘書(shū)工作者還應(yīng)具備快速成文的能力，因?yàn)橐磺泄亩际怯袝r(shí)效性的，這就要求秘書(shū)工作者要有敏捷的思維能力，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文的意圖，只有這樣，才能在最短的時(shí)間內(nèi)高質(zhì)量地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的寫(xiě)作任務(wù)。在信息化時(shí)代的今天，秘書(shū)工作者更要提高對(duì)自己的要求，掌握使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，熟練操作辦公室軟件，這樣才能提高效率，及時(shí)高效地完成本職工作。

（二）分析應(yīng)變能力。由于工作的特殊性，秘書(shū)工作者要經(jīng)常面對(duì)千頭萬(wàn)緒的情況，這就要求秘書(shū)工作者要具備較強(qiáng)的分析應(yīng)變能力。秘書(shū)工作者要善于分析，從諸多資料中摒舊留精、去偽存真，從諸多事務(wù)中把握事務(wù)主線，把握事物發(fā)展的規(guī)律，客觀冷靜地分析復(fù)雜的工作局面。秘書(shū)工作者要準(zhǔn)確分析和理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖，只有這樣，工作起來(lái)才能事半功倍。工作中要學(xué)會(huì)分析比較，對(duì)參考資料要全面考慮，仔細(xì)分析，用客觀事實(shí)說(shuō)話，不能主觀臆斷。秘書(shū)工作者面臨的事務(wù)是不斷變化發(fā)展的，這就要求秘書(shū)工作者的應(yīng)變能力要強(qiáng)，在面對(duì)出乎意料的的情況時(shí)，要機(jī)智冷靜，迅速分析、果斷抉擇，不能當(dāng)斷不斷、猶豫不前，否則，將對(duì)全盤(pán)工作造成不可估量的負(fù)面影響。“養(yǎng)兵千日，用兵一時(shí)”，關(guān)鍵時(shí)刻才能凸顯出秘書(shū)工作者素質(zhì)的高低，只有平時(shí)多加鍛煉，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，才能在危急時(shí)刻做出正確的抉擇。

（三）溝通協(xié)調(diào)能力。秘書(shū)工作涉及層面較廣，接觸人員較多，這就要求秘書(shū)工作者在工作中要具備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，這樣才能做到“心往一處想，勁兒往一處使”，才能維系組織的和諧運(yùn)轉(zhuǎn)。做好溝通協(xié)調(diào)工作，秘書(shū)工作者首先要做到公正處事，處理問(wèn)題要從大局出發(fā)，不能存有私心偏向一方，要在溝通的基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，多方聽(tīng)取意見(jiàn)，提出合理化建議，使他們?nèi)〉霉沧R(shí)，從而使領(lǐng)導(dǎo)的指示得以落實(shí)；
其次，秘書(shū)工作者對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示要全面考慮，未雨綢繆，對(duì)即將開(kāi)展的工作中可能出現(xiàn)的發(fā)展變化做好溝通協(xié)調(diào)預(yù)案，保證工作的正常開(kāi)展；
再者，秘書(shū)工作者在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中要注意方式、方法，語(yǔ)言要簡(jiǎn)明得體，態(tài)度要隨和，對(duì)溝通協(xié)調(diào)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題要具體問(wèn)題具體分析，有針對(duì)性地進(jìn)行協(xié)調(diào)。

（四）探索創(chuàng)新能力。是否具備創(chuàng)新意識(shí)，是衡量干部綜合素質(zhì)高低的一把重要標(biāo)尺，也是各項(xiàng)工作能否取得成功的關(guān)鍵。當(dāng)前，在新形勢(shì)下，政府工作面臨著新要求新任務(wù)，工作中需要研究、探索的問(wèn)題層出不窮。秘書(shū)工作者在工作中要敢于探索新領(lǐng)域、研究新問(wèn)題。唯有創(chuàng)新，才能突破自己，唯有創(chuàng)新，才能超越別人。社會(huì)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，如果我們?nèi)杂美涎酃饪创龁?wèn)題，仍用舊方法處理問(wèn)題，難免會(huì)事倍功半，影響整體工作的進(jìn)程。然而，創(chuàng)新并不是摒棄傳統(tǒng)，我們應(yīng)該在繼承優(yōu)良傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，把握事物內(nèi)在聯(lián)系，掌握事物變化發(fā)展的規(guī)律，透過(guò)現(xiàn)象把握本質(zhì)。新的問(wèn)題必然要用新的方式去解決，這就要求我們要與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高自己發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。只有勇于探索，不斷創(chuàng)新，用創(chuàng)新思路出謀劃策，充分發(fā)揮參謀助手的創(chuàng)造性作用。

四、新形勢(shì)下秘書(shū)工作者應(yīng)深入調(diào)查研究

新形勢(shì)下，秘書(shū)工作者要深入調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。

（一）“外業(yè)”工作深入細(xì)致，實(shí)事求是

作為一名秘書(shū)，必須苦練調(diào)查研究的“外業(yè)”工作基本功，在求“是”上狠下功夫。第一，搞調(diào)查研究必須具備追求真理的品質(zhì)和實(shí)事求是的精神。要勇于從實(shí)際出發(fā)，敢于求“是”。根據(jù)實(shí)際情況，敢于提出自己的觀點(diǎn)和看法；
服從客觀實(shí)際，發(fā)現(xiàn)真實(shí)情況和真理，敢于堅(jiān)持和反映。第二，作風(fēng)要實(shí)，詳盡占有第一手材料，在實(shí)的基礎(chǔ)上求“是”。事實(shí)是“是”的載體，“是”是事實(shí)的客觀反映。

（二）“內(nèi)業(yè)”工作要充分提煉，讓“第一手資料”升華到理論高度

分析與綜合是寫(xiě)好材料、當(dāng)好秘書(shū)的兩個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要把通過(guò)“外業(yè)”工作獲得的第一手資料上升到理論高度，從而指導(dǎo)工作。首先要注重對(duì)情況的分析。只有鎮(zhèn)密系統(tǒng)地分析，才能認(rèn)清事物的面貌，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系，有針對(duì)性的提出解決問(wèn)題的措施辦法。

分析情況要把握四個(gè)要點(diǎn)：一是要客觀。既不能報(bào)喜不報(bào)憂，也不能只見(jiàn)問(wèn)題，不見(jiàn)成績(jī)。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相結(jié)合，從定量分析中把握形勢(shì)發(fā)展趨勢(shì)，并從量變的積累中把握形勢(shì)發(fā)展的本質(zhì)。三是要?jiǎng)屿o結(jié)合。既要靜觀其姿，又要?jiǎng)佑^其勢(shì)。比如移民工作，不僅要看原始材料所反映的數(shù)據(jù)，更要通過(guò)移民意愿調(diào)查等調(diào)研基礎(chǔ)上，分析移民思想動(dòng)態(tài)和移民安置區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，有所預(yù)測(cè)，才能讓安置區(qū)移民群眾的生產(chǎn)生活與整個(gè)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展。四是要注重典型事例的分析。從典型中提煉出的東西，有說(shuō)服力。善于分析典型，挖掘其內(nèi)在聯(lián)系，提煉有價(jià)值的東西。把豐富材料加以去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，進(jìn)行深加工改造，形成科學(xué)的理論，指導(dǎo)實(shí)踐。

綜上所述，現(xiàn)代秘書(shū)工作者在新形勢(shì)下要不斷提高政治素質(zhì)，強(qiáng)化三種意識(shí)，向著科學(xué)化的工作目標(biāo)努力，從全局的高度出發(fā)去思考問(wèn)題、解決問(wèn)題，深入調(diào)查研究，以求實(shí)創(chuàng)新的敬業(yè)精神和熱情周到的工作態(tài)度，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最佳服務(wù)，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀、助手。

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