裴 珊, 沈 佳 威, 馬 曉 寧

(中國(guó)水利水電第十工程局有限公司,四川 成都 610036)

施工項(xiàng)目的技術(shù)文件管理是項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)之一,也是把控項(xiàng)目正常運(yùn)行的重要手段。目前我公司所屬部分項(xiàng)目的技術(shù)文件未能得到規(guī)范的管理,特別是一些項(xiàng)目管理人員不專業(yè)、項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督不力,進(jìn)而加劇了流程報(bào)審不規(guī)范、資料完成時(shí)間滯后、文件歸檔混亂等情況,在技術(shù)文件管理過(guò)程中出現(xiàn)了較多的問(wèn)題,導(dǎo)致施工項(xiàng)目中的技術(shù)文件管理已經(jīng)成為影響項(xiàng)目穩(wěn)定運(yùn)行的突出矛盾之一。因此,如何進(jìn)一步加強(qiáng)施工項(xiàng)目全生命周期技術(shù)文件的管理,明確管理責(zé)任,強(qiáng)化管理責(zé)任擔(dān)當(dāng),保障項(xiàng)目穩(wěn)定高效運(yùn)行已成為施工項(xiàng)目管理中急需解決的問(wèn)題之一。

西昌區(qū)域項(xiàng)目主要以房建、市政項(xiàng)目為主,項(xiàng)目地址位于西昌市及周邊村鎮(zhèn),包含棚戶區(qū)改造、水利工程、市政道路及鋼結(jié)構(gòu)廠房等。經(jīng)分局與公司區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)檢查后發(fā)現(xiàn)西昌區(qū)域項(xiàng)目在技術(shù)文件資料管理方面存在嚴(yán)重問(wèn)題,其相關(guān)過(guò)程中的技術(shù)文件資料存在遺漏不全、未及時(shí)報(bào)審、未及時(shí)更新、未建立臺(tái)賬、未歸檔等諸多問(wèn)題。為了促進(jìn)西昌區(qū)域各項(xiàng)目規(guī)范管理項(xiàng)目部全生命周期技術(shù)文件資料,分局領(lǐng)導(dǎo)與公司區(qū)域領(lǐng)導(dǎo)制定了許多相關(guān)制度,從而使西昌區(qū)域各項(xiàng)目的相關(guān)技術(shù)文件管理得到了改善與加強(qiáng)。通過(guò)這些制度的制定與實(shí)施,筆者受到許多啟發(fā),現(xiàn)從個(gè)人經(jīng)驗(yàn)角度出發(fā),結(jié)合公司制度與西昌區(qū)域各項(xiàng)目的實(shí)際情況對(duì)施工項(xiàng)目全生命周期技術(shù)文件的管理進(jìn)行了闡述。

2.1 施工項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)文件的管理

(1)新開(kāi)工項(xiàng)目在確定項(xiàng)目班子成員后,應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況完善工程概況表、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)框圖及項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)、成員分工與部門職責(zé)。

(2)項(xiàng)目部所屬職能部門必需根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模和具體情況設(shè)置,至少包含技術(shù)質(zhì)量部、安全環(huán)保部及綜合部三個(gè)基礎(chǔ)部門。

2.2 施工項(xiàng)目中的圖紙會(huì)審文件管理

(1)圖紙會(huì)審需要對(duì)設(shè)計(jì)圖紙的完整性、標(biāo)注是否清楚、是否方便施工等進(jìn)行項(xiàng)目部的內(nèi)部審查。由于項(xiàng)目主體結(jié)構(gòu)圖紙涉及面較廣、圖紙種類繁多,圖紙會(huì)審工作可按分部分項(xiàng)的方式進(jìn)行。

(2)圖紙會(huì)審由項(xiàng)目總工程師組織,項(xiàng)目部所屬的相關(guān)管理和技術(shù)人員參加。對(duì)會(huì)審期間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題以正式文件的形式上報(bào)監(jiān)理及設(shè)計(jì)單位,最終與設(shè)計(jì)回復(fù)意見(jiàn)一起閉合[1]。

(3)圖紙會(huì)審應(yīng)與現(xiàn)場(chǎng)踏勘結(jié)合進(jìn)行,以便于找出施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況與設(shè)計(jì)文件不合理之處,同時(shí)為后期技術(shù)交底、方案編寫(xiě)提供依據(jù)。

2.3 施工技術(shù)方案文件的管理

(1)一般技術(shù)方案的管理。主要分為只需要編寫(xiě)施工技術(shù)措施(方案)和既要編寫(xiě)施工組織設(shè)計(jì),又要編寫(xiě)施工方案兩種情況。

(2)專項(xiàng)安全技術(shù)措施(方案)的管理。①對(duì)于項(xiàng)目部安全管理部門辯識(shí)出來(lái)的重大危險(xiǎn)源。②對(duì)于危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程在其施工前必須按照住建部“《危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程安全管理規(guī)定》”文件要求編制專項(xiàng)安全技術(shù)方案。③對(duì)于超過(guò)一定規(guī)模的危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程,項(xiàng)目部必須組織專家進(jìn)行論證。

2.4 施工報(bào)表的管理

(1)項(xiàng)目部的施工報(bào)表主要指施工日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、質(zhì)量季報(bào)、年度施工報(bào)表以及其它技術(shù)資料等。

(2)項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)施工報(bào)表的編制,項(xiàng)目總工程師全面負(fù)責(zé)對(duì)施工報(bào)表的審核工作,并對(duì)施工報(bào)表的真實(shí)性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。

(3)項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部或總工程師在編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí),一定要根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況實(shí)事求是地按實(shí)際設(shè)備或人員功效進(jìn)行編制,并且在計(jì)劃編制完成后交予項(xiàng)目主管生產(chǎn)的副經(jīng)理進(jìn)行審核或查看,以便于提前對(duì)不合理的計(jì)劃進(jìn)行修改或在施工過(guò)程中進(jìn)行糾偏。

2.5 技術(shù)交底

(1)技術(shù)交底分為施工技術(shù)交底和安全技術(shù)交底兩類。交底工作應(yīng)在技術(shù)方案審核通過(guò)后一周時(shí)間內(nèi)且在施工前進(jìn)行。

(2)項(xiàng)目的技術(shù)交底由項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部門的負(fù)責(zé)人編寫(xiě),項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)審批。一級(jí)技術(shù)交底由項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)與管理人員、作業(yè)隊(duì)(施工處或工區(qū))負(fù)責(zé)人進(jìn)行交底;二級(jí)技術(shù)交底由項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部對(duì)現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)人員(主要為班組人員)進(jìn)行交底。每級(jí)交底均需由交底單位和被交底單位的安全員監(jiān)督,并在交底文件上簽字。

(3)技術(shù)交底的主要內(nèi)容:

①施工技術(shù)交底的主要內(nèi)容有施工內(nèi)容與設(shè)計(jì)參數(shù)、施工方法、施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制要點(diǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)與檢查、安全注意事項(xiàng)等。

②安全技術(shù)交底的主要內(nèi)容有施工內(nèi)容(施工作業(yè)點(diǎn))、施工工藝(方法)、該施工項(xiàng)目的危險(xiǎn)點(diǎn)及針對(duì)危險(xiǎn)點(diǎn)應(yīng)采取的具體防護(hù)(預(yù)防)措施、安全注意事項(xiàng)、相應(yīng)的安全操作規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)生事故后應(yīng)及時(shí)采取的避難和急救措施等。

③技術(shù)交底必須結(jié)合通過(guò)審批的施工組織設(shè)計(jì)及技術(shù)措施(方案)進(jìn)行編寫(xiě),其必須符合相關(guān)規(guī)程規(guī)范和設(shè)計(jì)要求。內(nèi)容必須具體、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明易懂。鑒于各級(jí)技術(shù)交底的層次、對(duì)象不同,其交底內(nèi)容的語(yǔ)言表達(dá)方式、側(cè)重點(diǎn)亦應(yīng)有所不同[2]。

(4)接受技術(shù)交底的人必須親自簽字并按手印(特別是對(duì)施工隊(duì)伍的交底),不得代簽。同時(shí),每次交底必須留存交底現(xiàn)場(chǎng)及接受交底人員的正面照片,并將其與交底文件一起歸檔。

(5)技術(shù)交底完成后,項(xiàng)目經(jīng)理部結(jié)合花名冊(cè)、安全教育以及進(jìn)出場(chǎng)的臺(tái)賬對(duì)交底效果進(jìn)行隨機(jī)檢查(特別是分包隊(duì)伍),此項(xiàng)檢查可采用詢問(wèn)、資料查閱、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操測(cè)試等形式進(jìn)行。

(6)為了避免接受交底的人員出現(xiàn)遺漏(特別是項(xiàng)目分包人員的交底),項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部在進(jìn)場(chǎng)后積極與項(xiàng)目安全環(huán)保部配合,根據(jù)項(xiàng)目安全環(huán)保部統(tǒng)計(jì)的進(jìn)場(chǎng)人員花名冊(cè)開(kāi)展了技術(shù)交底工作;同時(shí),根據(jù)該進(jìn)場(chǎng)人員花名冊(cè)建立了本部門的技術(shù)交底臺(tái)賬,從而避免了進(jìn)場(chǎng)施工人員的技術(shù)交底工作出現(xiàn)遺漏。

2.6 項(xiàng)目部?jī)?nèi)部制定了嚴(yán)格的三檢制度

(1)“三檢制”主要包括:班組自檢(初檢)、現(xiàn)場(chǎng)主管技術(shù)員(或作業(yè)隊(duì)技術(shù)負(fù)責(zé)人)復(fù)檢、專職(兼職)質(zhì)檢員終檢。

(2)終檢合格后再由質(zhì)檢員通知現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師進(jìn)行驗(yàn)收。

(3)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理等部門驗(yàn)收期間,項(xiàng)目部采取了舉牌驗(yàn)收(含驗(yàn)收工程名稱、部位、時(shí)間、人員)并保留了驗(yàn)收時(shí)的相關(guān)照片,以便于后期結(jié)算或?qū)徲?jì)時(shí)使用。

2.7 施工日志管理

(1)施工日志由專人負(fù)責(zé)每日填寫(xiě),其填寫(xiě)內(nèi)容在現(xiàn)場(chǎng)施工記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)行,且必須保持施工記錄與日歷天數(shù)的連續(xù)性。

(2)施工日志的主要內(nèi)容涉及當(dāng)日天氣、施工部位及主要內(nèi)容、出勤與窩工設(shè)備及人員、質(zhì)量安全、送檢與驗(yàn)收、進(jìn)出場(chǎng)情況、與各方的聯(lián)系事宜及問(wèn)題與建議等情況。

(3)項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目總工程師在每本施工日志填寫(xiě)完后的一周時(shí)間內(nèi)進(jìn)行檢查并簽字。

2.8 技術(shù)文件的歸檔保管

(1)對(duì)于項(xiàng)目涉及到的各類技術(shù)資料進(jìn)行了有計(jì)劃地分級(jí)、分類編號(hào)存放和管理,其標(biāo)識(shí)清楚,便于查閱。

(2)對(duì)于技術(shù)文件歸檔保管工作,項(xiàng)目部做到了四不:不散(不使檔案分散),不亂(不使檔案互相混亂),不丟(檔案不丟失、不泄密),不壞(不使檔案遭到損壞)。

(3)對(duì)于每個(gè)檔案盒,均在其內(nèi)側(cè)編制好案卷目錄清單,將文件的標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚。

2.9 項(xiàng)目收發(fā)文管理

項(xiàng)目部建立了收文簿和發(fā)文簿,主要用于日常項(xiàng)目往來(lái)函件、技術(shù)方案、簽證等文件的報(bào)送與接收。

2.10 竣工資料的管理

(1)項(xiàng)目竣工資料的編制、整理和移交的責(zé)任人為項(xiàng)目總工程師,但其具體工作可指定項(xiàng)目技術(shù)質(zhì)量部專人負(fù)責(zé)[3]。

(2)竣工資料的編制內(nèi)容及數(shù)量必須根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案館、業(yè)主方、審計(jì)單位的要求進(jìn)行編制,且在項(xiàng)目策劃中必須確定竣工資料的編制內(nèi)容及數(shù)量,確保竣工資料滿足移交要求。

(3)項(xiàng)目的竣工資料必須在工程竣工驗(yàn)收之后六個(gè)月內(nèi)移交業(yè)主、檔案館。

(4)項(xiàng)目部向業(yè)主方等單位移交竣工資料時(shí)必須辦理移交手續(xù)。對(duì)于竣工資料移交清單,要求其必須詳細(xì)、清楚并完善簽字、蓋章等手續(xù)。

3.1 建立有效的管理制度

建立有效的管理制度是加強(qiáng)全生命周期技術(shù)文件管理的根本手段。項(xiàng)目部在開(kāi)展技術(shù)文件管理工作前必須建立健全技術(shù)文件的管理制度,形成以項(xiàng)目總工程師為首的技術(shù)文件管理組織體系并明確各階段的技術(shù)文件管理任務(wù)以及責(zé)任分工,確保技術(shù)文件管理制度的合理性及可實(shí)施性,以保證技術(shù)文件管理工作的正常、有序開(kāi)展。

項(xiàng)目部應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況以及不同地區(qū)對(duì)資料的要求和規(guī)定及時(shí)對(duì)項(xiàng)目技術(shù)文件管理制度進(jìn)行梳理與更新,在其實(shí)施過(guò)程中,項(xiàng)目總工程師應(yīng)對(duì)該制度的運(yùn)行情況及職責(zé)分工、落實(shí)情況定期進(jìn)行考核,以保障技術(shù)文件管理工作開(kāi)展的合理性和高效性[4]。

3.2 提升技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平

在技術(shù)文件管理制度實(shí)施過(guò)程中,必需對(duì)技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平進(jìn)行篩選,以保證其能夠滿足技術(shù)文件管理的基本要求。在管理過(guò)程中,需要對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括:技術(shù)文件管理制度的培訓(xùn)以及專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。管理制度培訓(xùn)的目的是落實(shí)管理分工并夯實(shí)管理職責(zé),明確相關(guān)人員的實(shí)施責(zé)任,保證體系的正常運(yùn)行。同時(shí),培訓(xùn)還包括專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),以提升管理人員的專業(yè)技術(shù)能力,確保從事技術(shù)文件管理的人員能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成合格的技術(shù)資料。

培訓(xùn)的方式較多,既可以由項(xiàng)目總工程師組織培訓(xùn),也可以組織相關(guān)人員外出學(xué)習(xí)或參加專業(yè)講座等方式以提升技術(shù)文件管理人員的專業(yè)水平。

3.3 加強(qiáng)技術(shù)文件的過(guò)程管理

施工項(xiàng)目全生命周期具有工期長(zhǎng)、不可抗拒因素多的特點(diǎn),這些特點(diǎn)導(dǎo)致在全生命周期技術(shù)文件管理過(guò)程中需要對(duì)技術(shù)文件做好嚴(yán)格的過(guò)程管理。技術(shù)文件的過(guò)程管理不僅包括資料完成的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、有效性,也包括全生命周期技術(shù)文件管理制度的運(yùn)行情況,即包括執(zhí)行流程以及職責(zé)分工調(diào)整的情況。

在過(guò)程管理中,需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的周期對(duì)技術(shù)文件的主要管理內(nèi)容進(jìn)行檢查及復(fù)核,以保證資料及時(shí)完成并滿足驗(yàn)收要求。全生命周期技術(shù)文件管理制度的過(guò)程管理需要對(duì)其運(yùn)行情況進(jìn)行總結(jié),明確更方便快捷的流程路徑;同時(shí)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)行中的人員調(diào)動(dòng)以及專業(yè)能力對(duì)其職責(zé)分工進(jìn)行調(diào)整或重新劃分,以滿足項(xiàng)目技術(shù)文件管理制度的有效運(yùn)行。

3.4 加強(qiáng)與外部單位的溝通與協(xié)調(diào)

施工項(xiàng)目全生命周期技術(shù)文件管理的主要目的是滿足施工過(guò)程的驗(yàn)收、資料的移交以及后續(xù)對(duì)工程情況的追溯,因此,在技術(shù)文件管理過(guò)程中必須加強(qiáng)與外部單位的溝通與協(xié)調(diào)。在工程實(shí)施過(guò)程中,技術(shù)文件不僅要滿足外部單位中的監(jiān)理單位、建設(shè)單位以及質(zhì)監(jiān)站的驗(yàn)收要求,還應(yīng)滿足項(xiàng)目完成后審計(jì)單位的核查要求、檔案館的資料移交要求。因此,對(duì)于全生命周期技術(shù)文件的管理來(lái)說(shuō),加強(qiáng)與外部單位的溝通協(xié)調(diào)可以有效地提升技術(shù)文件管理的效率[5]。

施工項(xiàng)目技術(shù)文件的管理一直都是施工項(xiàng)目全生命周期管理中的重難點(diǎn),尤其是近幾年建筑行業(yè)每況愈下的情況,技術(shù)文件管理工作更顯得尤為重要。筆者結(jié)合水電十局西昌區(qū)域各項(xiàng)目的技術(shù)文件管理情況,對(duì)施工項(xiàng)目全生命周期技術(shù)文件的管理進(jìn)行了梳理,明確了各階段的技術(shù)文件管理任務(wù)、責(zé)任分工以及加強(qiáng)措施,取得了較好的效果,保證了工程的順利進(jìn)行。實(shí)踐證明:施工項(xiàng)目在其實(shí)施過(guò)程中若結(jié)合筆者在文中所建立的相關(guān)配套措施及實(shí)施細(xì)則,可以有效地提高施工項(xiàng)目全生命周期技術(shù)文件的管理水平。

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