謝志鵬、黃美丹 /北京遙感設(shè)備研究所
實(shí)物檔案是在科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)活動中形成的，具有保存價(jià)值的各類實(shí)物。作為科研單位業(yè)務(wù)活動的見證者，管理好這部分檔案，對于提供業(yè)務(wù)參考、加大文化宣傳具有重要意義。對于科研單位而言，要確定歸檔范圍和保管期限、優(yōu)化工作制度和流程、注重宣傳培訓(xùn)、提供硬件支持、積極提供利用、加強(qiáng)數(shù)字化工作，從而促進(jìn)實(shí)物檔案管理水平的提升。
1.實(shí)物檔案的概念
實(shí)物檔案是在科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成獲得的，具有留存價(jià)值的獎狀、獎杯、獎牌、獎旗、題詞、錦旗、牌匾、證書、模型、禮品、紀(jì)念品、產(chǎn)品實(shí)物、印章、字畫等實(shí)物，是有形的物品。
2.實(shí)物檔案的特點(diǎn)
形式的多樣性。實(shí)物檔案包括獲獎過程中形成的牌匾、認(rèn)證工作通過后獲得的證書、上級領(lǐng)導(dǎo)視察過程中的題詞等各種單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)工作、活動中有意義的實(shí)物，并非局限于以紙質(zhì)形式存在，載體形式多樣。
歸檔時(shí)間的斷續(xù)性。由于涉及業(yè)務(wù)活動時(shí)間的不固定性，實(shí)物檔案的移交時(shí)間也并不固定，任何時(shí)間均可產(chǎn)生歸檔材料。
保管的特殊性。由于實(shí)物檔案的大小、規(guī)格、載體多樣，統(tǒng)一保存至密集架并不合適，需要專門定做實(shí)物檔案的存放架，以便妥善保管。
利用效果生動、直觀。實(shí)物檔案更加生動、直觀，在文化宣傳工作中若能夠加以利用，可提升工作效果。
實(shí)物檔案是科研單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)見證，是全體員工在科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)等方面辛勤工作的生動體現(xiàn)，管理好這部分檔案對于科研單位的工作具有積極作用。
1.業(yè)務(wù)工作的憑證
由于實(shí)物檔案是科研單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中直接形成，是單位業(yè)務(wù)活動的記載和見證，可作為單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的重要憑證。如：質(zhì)量體系認(rèn)證的證書是單位通過了某項(xiàng)質(zhì)量體系認(rèn)證，反映了單位的質(zhì)量工作；
優(yōu)秀集體、先進(jìn)集體的牌匾反映的是單位在某項(xiàng)科研實(shí)驗(yàn)工作中由于成績突出所獲得的榮譽(yù)；
研發(fā)生產(chǎn)過程中留下的一些實(shí)物，記載了研發(fā)生產(chǎn)的歷程。這些實(shí)物檔案，在證明單位資質(zhì)、反映單位歷史、解決法律糾紛的過程中作用尤為明顯。由此可見，實(shí)物檔案具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值。
2.文宣工作的材料
加強(qiáng)科研單位的文化宣傳工作，對于提升科研單位的影響力和知名度、增強(qiáng)員工的歸屬感和自豪感具有重要的作用。單位各種建筑模型可展示單位的歷史，產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中留存的物件可表現(xiàn)產(chǎn)品從研制到生產(chǎn)的歷程，獎牌、獎杯是單位輝煌歷史的見證者。這些生動、翔實(shí)、直觀的實(shí)物檔案可以作為單位各種周年展覽、單位宣傳等文化宣傳工作的重要材料，提升文化宣傳工作的效果。
1.明確實(shí)物檔案歸檔范圍和保管期限
由于實(shí)物檔案的產(chǎn)生和科研單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)，因此檔案部門應(yīng)當(dāng)明確了解科研單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門之間的溝通，明確實(shí)物檔案的歸檔范圍，保證實(shí)物檔案收集的完整性。科研單位實(shí)物檔案歸檔范圍應(yīng)包括：單位、個(gè)人在市局級以上活動中獲得的獎牌、獎杯、證書、獎?wù)隆ⅹ劆睢㈠\旗、證書等；
國際事務(wù)合作以及處理涉外事務(wù)過程中有保存價(jià)值的禮品；
上級領(lǐng)導(dǎo)和知名人士為單位的題詞字畫等；
科研單位各項(xiàng)認(rèn)證、審核、檢查過程中形成的各類證書、牌匾等；
科研單位在研發(fā)、生產(chǎn)、修改等科研生產(chǎn)工作中形成的有保存價(jià)值的物件；
本單位形成的有價(jià)值的宣傳物品；
單位失效的印章。這些是科研單位普遍存在并需要收集的實(shí)物材料，只有充分和各部門協(xié)調(diào)溝通、充分調(diào)研，才能保證歸檔范圍的完整，進(jìn)而保證歸檔工作的完整。同時(shí)，要將實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類，確保實(shí)物檔案收集、歸檔工作清晰明了。
確定明確、科學(xué)的保管期限有助于優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，保證實(shí)物檔案的安全性。科研單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)行業(yè)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，緊密結(jié)合本單位實(shí)際，明確每一門類實(shí)物檔案的歸檔期限，促進(jìn)實(shí)物檔案歸檔、保管的科學(xué)化。
2.完善制度，優(yōu)化流程
檔案部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家和上級單位最新的標(biāo)準(zhǔn)和制度，根據(jù)各個(gè)單位的工作實(shí)際，在明確歸檔范圍的基礎(chǔ)上建立完善的實(shí)物檔案管理工作制度，規(guī)范各環(huán)節(jié)工作。一是明確各個(gè)部門對實(shí)物檔案管理的責(zé)任。二是嚴(yán)格根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行收集。三是規(guī)定實(shí)物檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證歸檔的及時(shí)性。四是優(yōu)化歸檔工作流程，業(yè)務(wù)部室移交實(shí)物之前應(yīng)和檔案部門進(jìn)行溝通，待檔案部門對需歸檔移交的檔案進(jìn)行核驗(yàn)之后，雙方在歸檔移交清單上簽字，檔案部門對實(shí)物進(jìn)行著錄、標(biāo)注檔號，編寫實(shí)物檔案目錄，歸檔上架。四是建立相應(yīng)的庫房管理制度，保證實(shí)體檔案安全。五是規(guī)范檔案使用工作，如需使用檔案，須向檔案部門提交申請，寫明使用檔案名稱、時(shí)間、緣由后方可利用，使用重要檔案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并保障檔案無丟失、損壞，按期歸還。
3.提高認(rèn)識，注重培訓(xùn)
科研單位對實(shí)物檔案的管理應(yīng)予以足夠的重視，首先是單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到實(shí)物檔案管理對本單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理等各方面工作的重要意義，為實(shí)物檔案的管理在資金、人員、硬件上提供支持，為完善管理制度、工作流程提供便利。業(yè)務(wù)部室要積極關(guān)注本部門產(chǎn)生的實(shí)物檔案，歸檔之前持有要愛護(hù)，歸檔之時(shí)移交要及時(shí)，歸檔之后利用要合規(guī)。檔案部門要做好宣教工作，在檔案培訓(xùn)工作中納入實(shí)物檔案收集、移交工作內(nèi)容，對實(shí)物檔案在業(yè)務(wù)工作中發(fā)揮作用的具體事例進(jìn)行宣傳，以促進(jìn)實(shí)物檔案收集、歸檔工作。
良好的環(huán)境是實(shí)物檔案保管的重要保障。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身檔案實(shí)體的體量、類別、體積大小等因素，設(shè)置足夠面積的保管庫房，定制相應(yīng)規(guī)格的架柜，做好庫房規(guī)劃，保證歸檔檔案有地可放。庫房內(nèi)要放置空調(diào)和除濕機(jī)，并設(shè)置溫濕度計(jì)，監(jiān)控室內(nèi)溫度，并做好記錄；
也要做好防光、防磁、防塵、防蟲、防潮等“十防”措施，為實(shí)物檔案的保管提供良好的環(huán)境。檔案人員要定期巡查庫房和檢查檔案實(shí)體，發(fā)現(xiàn)問題立即報(bào)告。
4.提供設(shè)施，保障安全
良好的環(huán)境是實(shí)物檔案保管的重要保障。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身檔案實(shí)體的體量、類別、體積大小等因素，設(shè)置足夠面積的保管庫房，定制相應(yīng)規(guī)格的架柜，做好庫房規(guī)劃，保證歸檔檔案有地可放。庫房內(nèi)要放置空調(diào)和除濕機(jī)，并設(shè)置溫濕度計(jì)，監(jiān)控室內(nèi)溫度，并做好記錄；
也要做好防光、防磁、防塵、防蟲、防潮等“十防”措施，為實(shí)物檔案的保管提供良好的環(huán)境。檔案人員要定期巡查庫房和檢查檔案實(shí)體，發(fā)現(xiàn)問題立即報(bào)告。
5.積極利用，發(fā)揮價(jià)值
為需要者提供實(shí)物檔案是歸檔工作的最終歸宿，也是體現(xiàn)實(shí)物檔案價(jià)值的重要方式。實(shí)物檔案在服務(wù)科研生產(chǎn)、支持當(dāng)中工作、助力文化宣傳等方面作用重大。科研單位的檔案部門應(yīng)當(dāng)將室（館）藏實(shí)物檔案作為一筆重要的財(cái)富，加強(qiáng)實(shí)物檔案資源開發(fā)。
一是要服務(wù)好單位科研生產(chǎn)、經(jīng)營管理、黨政工團(tuán)等各項(xiàng)工作。檔案部門在提高檔案意識、優(yōu)化制度流程、及時(shí)完整歸檔、保障硬件設(shè)施的基礎(chǔ)之上，積極為單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供借閱利用服務(wù)。保證單位在各項(xiàng)工作中有憑可靠、有據(jù)可依，保證本單位產(chǎn)品研發(fā)生產(chǎn)、準(zhǔn)備各項(xiàng)認(rèn)證、應(yīng)對法律糾紛等各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。
二是要積極參與單位文宣工作。牌匾、印章、證書等實(shí)物檔案是單位業(yè)務(wù)活動的印記。檔案部門充分利用實(shí)物檔案，在記錄單位歷史、開展展覽、編寫宣傳材料、制作紀(jì)念品等工作中予以展示，使單位文化宣傳工作更加生動翔實(shí)，對于提升單位文化“軟實(shí)力”增強(qiáng)員工凝聚力和自豪感，具有重要促進(jìn)作用。
三是要加強(qiáng)檔案編研工作。檔案編研也是檔案有效利用的重要途徑之一。檔案部門可以圍繞單位某一時(shí)間段獲得的榮譽(yù)、取得的資質(zhì)認(rèn)證、部門改革演變，利用牌匾、證書、印章，展示其圖片、印模或編寫檔案編研材料供單位員工查閱，不僅豐富了檔案利用的方式，也進(jìn)一步增強(qiáng)了員工對單位的認(rèn)識。
6.做好實(shí)物檔案數(shù)字化工作
實(shí)物檔案的數(shù)字化將會大大提升實(shí)物檔案的工作效率，檔案部門可根據(jù)不同實(shí)物檔案種類的特點(diǎn)，采取不同的辦法。可以掃描的證書，可直接對檔案進(jìn)行掃描，將條目錄入單位檔案系統(tǒng)，并將掃描文件進(jìn)行掛接。對于無法掃描的實(shí)物檔案，可將檔案條目錄入檔案管理系統(tǒng)，將實(shí)物照片掛接在條目之下，以更加清晰、直觀的方式展示實(shí)物檔案。
實(shí)物檔案是科研單位檔案的重要組成部分，在單位的各項(xiàng)活動中發(fā)揮著重要的作用。科研單位可以通過確定歸檔范圍和保管期限、優(yōu)化工作制度和流程、注重宣傳培訓(xùn)、提供硬件支持、積極提供利用、加強(qiáng)數(shù)字化工作，來加強(qiáng)科研單位實(shí)物檔案的管理，充分發(fā)揮實(shí)物檔案應(yīng)有的價(jià)值，進(jìn)一步提升檔案管理水平，助力單位各項(xiàng)工作的開展。
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