摘 要：本文深入分析了獨立院校中行政秘書的主要工作內(nèi)容，繼而闡述了獨立院校行政秘書的重要性和重要地位。而后筆者集合多年工作研究經(jīng)驗對行政秘書需要具備的素質(zhì)修養(yǎng)問題做了觀點性和理論性的分析，并就未來高校行政秘書發(fā)展發(fā)展方向做了系統(tǒng)闡述。
關鍵詞：行政秘書；工作內(nèi)容；素質(zhì)培養(yǎng)
[中圖分類號]：G717.2 [文獻標識碼]：A
[文章編號]：1002-213（2013）-18-0-02
近幾年，隨著全國各高校不斷發(fā)展、建設或轉(zhuǎn)型，行政秘書這個崗位建立更加普遍與全面，它的必要性、重要性不斷顯現(xiàn)，也讓高校對它的管理、建設及崗位要求愈加正規(guī)，單位、領導對選擇適合的行政秘書也提出了更高的要求。
高校教學單位行政秘書工作內(nèi)容比較繁雜，系部主要有：會務工作、內(nèi)務工作、文書工作、內(nèi)部信息收集、整理和反饋工作、人事工作、系財務管理工作、物品采購及領用工作、檔案管理、公章管理和使用工作、對外聯(lián)系和接待工作；除了系部事務工作做好外，還需要對學院各部門通知做好及時下達工作、協(xié)調(diào)好內(nèi)、外關系。
因為事務繁雜，行政秘書很容易讓人覺得似打雜人員，可有可無，實際上，在日常學院事務中它是只無形的手，起到重要的承上啟下作用。
行政秘書工作內(nèi)容淺析：（一）會務工作。會務工作是教學單位工作的重要部分，一個會議能體現(xiàn)出系部會議的正式性、正規(guī)行、實效性，也能給外來到訪人員留下良好的印象。行秘根據(jù)領導安排首先做好會議內(nèi)容紀要整理、會議人員通知、文件下發(fā)的準備工作，然后按照不同會議內(nèi)容、到訪人員提前做好會議室衛(wèi)生、整理擺設、多媒體使用及接待共作，會中做好詳細的會議記錄，會后做好會議室歸整、安全工作及對其他相關教師會議內(nèi)容傳達。（二）內(nèi)務工作。內(nèi)務事務要求行政秘書有高度責任心，主要是1、系安全檔案記錄工作。行秘需要對系部防火安全器械、防火通道及指示牌、辦公室經(jīng)常進行排查，對有可能存在的安全隱患進行登記、及時上報相關部門；2、做好教師電話簿和教師個人信息記錄及更新工作，如論文發(fā)表、科研項目材料備案；3、到訪人員接待工作，行秘需要對學院概況、系部概況、專業(yè)設置、教師情況、學生畢業(yè)情況有清晰的了解，個人方面，需要有良好的表達、溝通能力與素質(zhì)體現(xiàn)；4、做好系部、外部文件收發(fā)、報刊、信件收發(fā)工作，同時做好詳細的收發(fā)記錄。內(nèi)務事務比較繁瑣，大部分為重復性的工作，容易讓行政秘書產(chǎn)生倦怠感和松懈感，而內(nèi)部事務是系部正常化的標志，要求行政秘書時刻保持工作激情和較高警惕性，經(jīng)常思考、反復思考，善于總結(jié)捷徑和規(guī)律。（三）文書工作。行政秘書需要有較好的文字功底，對不同的寫作類別、格式需要有較好的掌握。通知、申請、說明、綜述等大量不同類型的寫作就需要行政秘書了解學院的相關方針、政策，有正確的思想觀，同時，利用閑暇時間多積累文學知識、寫作常識，多寫作，能從內(nèi)心把寫作當做一種樂趣。（四）人事工作。人事工作一般是根據(jù)學院人事處下發(fā)通知，行政秘書按照時間及內(nèi)容，及時告知相關教師準備材料、填寫表格。一般包括每年新教師崗前培訓、繼續(xù)教育培訓、高校教師資格證認定工作、職稱評定工作；聘任教師入職手續(xù)、教師離職手續(xù)辦理；每月按時上報教師考勤表、加班表及省市、學院下發(fā)的“百人工程”、“千百十工程”等評選、申報工作。行政秘書首先要對文件進行了解，協(xié)助教師做好材料準備，人事工作與教師利益密切相關，這就要求行政秘書在完成此項工作時具有及時性、準確性的態(tài)度和高度責任心。（五）財務管理工作。財務工作指行政秘書協(xié)助系領導做好系部財務借款、報賬、預算、教師外出培訓、出差及系部辦公經(jīng)費結(jié)算、物品入賬、審核登記工作。要求行政秘書熟知學院財務處下發(fā)的財務制度，比如報賬流程、報表的規(guī)整填寫方法等，行政秘書只有具備高度自覺性、敏感性和認真的態(tài)度才能將財務工作做好。（六）物品采購及領用工作。行秘根據(jù)系部需要、教師需要、辦公室需要填好申領單到學院資產(chǎn)處申領教學工具、辦公工具或采購其他特殊情況需要使用到的物品工作。行秘需要清晰的掌握系部辦公用具、教師設備等固定資產(chǎn)的賬務工作，嚴格按照學院資產(chǎn)處備品領購制度，根據(jù)系部安排、教師、辦公室的實際需要，及時、準確的申報、領取備品，分發(fā)后需要做好詳細的分類明細賬簿，確保賬物相符。（七）檔案管理、公章管理和使用工作。檔案分為很多種，分類整理，行政秘書需要在平時多留心勤收集，比如系部文件、學院下發(fā)的通知及文件、黨務文件、科研文件、教師信息備案文件、就業(yè)文件、設備維修處理文件、系部會議文件、專業(yè)特色建設文件等，行政秘書都應該對備案文件有個長期的整理規(guī)劃，有系統(tǒng)的文件整理冊，明顯的文件標簽及目錄。通過堅持不懈的積累，才能逐漸為系部、學院留住寶貴的材料。公章，是指國家機關、團體、企事業(yè)單位用自己法定主體行為名稱制作的簽名印章，是一個單位用在嚴肅辦理的公事，它具有嚴肅性，一般由行政秘書保管，保管工作雖然看似簡單，長久保管不出差錯就需要這個人有責任心和嚴肅、公正的處事態(tài)度，不隨意擺放公章，對需要蓋章的文件和人員，進行登記備案，需要熟知領導的簽字體、對辦理學院及教學、行政事務時簽章的程序及注意事項。（八）對外聯(lián)系和接待工作。對外聯(lián)系和接待工作很考驗合格的行政秘書所要具備的整體素質(zhì)。社會越來越發(fā)達，人的素質(zhì)也越來越高，對外聯(lián)系不僅需要行政秘書有很好的語言能力、溝通能力、溝通方式及語言素養(yǎng)，也需要有耐心、有恒心的工作態(tài)度，協(xié)助系部領導與就業(yè)單位、實習基地、產(chǎn)學研研究基地及來訪單位、企業(yè)進行長期、短期聯(lián)系，能較好的促進學生實習、就業(yè)、項目研究與產(chǎn)品合作，能深層次的提高教學水平、科研水平，對學院起到好的宣傳、發(fā)展作用。在廣東省高校做行政秘書，因為大部分學生還是來自廣東省各縣市，在語言方面，除了掌握流利的普通話、基本英語外，還應該有基礎性的粵語溝通能力，行政秘書性質(zhì)中具有服務性功能，意指不僅為領導服務、教師服務，也為學生服務、校外聯(lián)系單位服務。有較全面的語言能力，能出色起到橋梁作用。溝通能力及方式，溝通是指是人與人之間、人與群體之間思想與感情的傳遞和反饋的過程，以求思想達成一致和感情的通暢。方式是指言行所采用的方法和形式。行政秘書除了語言能力外，需要能拿捏好與人溝通的技巧、方法，真誠待人、誠信待事，時刻以學院、系部的名譽、利益為重。除此之外，在與外界溝通時，出于對外界單位尊重，應適當?shù)貙蜆I(yè)單位、企業(yè)、合作單位概況有基本了解，對來訪人員的姓氏、職務及來訪目的、雙方需要達成的結(jié)果進行基本的掌握。接待禮儀，一個人的綜合素養(yǎng)能給對方帶來良好的溝通意愿，行政秘書在接待外來人員、單位時，可以通過整潔、合體的衣著，恰當?shù)挠佣Y儀等來把行政秘書所起到的窗口作用做得更完善。
不難看出，行政秘書需要處理大量繁雜的事務，繁雜的事務雖小，有時細節(jié)卻可以決定成敗。行秘必須在處理每件事情時都有高度責任感和憂患意識，認真、無誤并善于用科學的方式方法來處理事務，其次，無私、體貼、耐心，把工作的事情當做個人的事情來完成。這個崗位對行秘要求是具有全面性，一個人不可能完美，但特殊的工作性質(zhì)就要求行政秘書需要通過堅持不懈的有效學習、培訓、交流來充盈自己，這樣，不論是處理起正常事務，還是在遇到突發(fā)事件或重要事件時才能遇事沉著、大方且周全。在這種種的要求下，素質(zhì)培養(yǎng)與提升就成為了行政秘書工作最本質(zhì)的要求。
素質(zhì)，一般指人的智慧、技術、能力和內(nèi)在涵養(yǎng)，體現(xiàn)在政治素質(zhì)，思想素質(zhì)， 道德素質(zhì)，業(yè)務素質(zhì)，審美素質(zhì)，勞技素質(zhì)，身體素質(zhì)，心理素質(zhì)八個方向。它大部分取決于個人來自單方甚至多方知識深度或廣度，取決于有效、準確的溝通能力、語言的豐富性、用詞的準確性、取決于一個人的世界觀、人生觀及價值觀、情商優(yōu)劣等因素。行政秘書可以通過以下途徑進一步提升綜合素養(yǎng)：一、保持正確的政治立場。在立場上、思想上、行動上與國家、與黨保持高度一致，時時掌握國家方針政策、動態(tài)，以科學發(fā)展觀、實事求是、開拓創(chuàng)新的政治思想來指導工作。二、保持學習欲望和學習習慣。工作的全面性，務必需要行秘有韌性的保持學習欲望、能積極調(diào)節(jié)學習狀態(tài)。愛看、愛聽、愛寫，逐漸就能為扎實的文字功底鋪上一層磚。三、保持良好的職業(yè)道德。除了有優(yōu)秀的工作技能和廣闊的知識結(jié)構外，行秘需要強化服務意識和奉獻意識，以奉獻為核心、敬業(yè)為重點，待人接物保持平等謙虛的態(tài)度，對枯燥、重復性工作沒有絲毫怠慢，把握好工作定位，尊重、支持領導工作、全心全意地為教職工和學生服務。
現(xiàn)階段高校行政秘書應具備以下素質(zhì)
1.思想作風及政治理論素質(zhì)。行政秘書必須具備全心全意為人民服務的精神，實事求是、謙虛謹慎的工作態(tài)度；在具體工作上，要求做到一絲不茍，雷厲風行和精益求精。系辦公室工作面廣，內(nèi)容繁雜，任務重，責任大，因此要求辦公室人員愛崗敬業(yè)，繼承和發(fā)揚不圖名利、默默無聞、甘于奉獻、艱苦奮斗的傳統(tǒng)和作風。具有強烈的事業(yè)心和責任感，主動研究系辦公室工作中的新情況、新問題，提高工作的效率和質(zhì)量，為師生員工服務。
2.業(yè)務技能素質(zhì)。努力提高辦公室人員的能力結(jié)構，其中包括基本能力：即敏銳的觀察能力、良好的記憶能力、健全的思維能力、豐富的想象能力和集中的注意力；專業(yè)能力：即表達能力、協(xié)調(diào)能力、自我控制能力和組織管理能力；業(yè)務技能：即速記、打字、管理檔案、使用復印機、傳真機等。
3. 協(xié)調(diào)能力。善于處理上下左右、校內(nèi)校外、各部門之間各種關系的能力。行政秘書應具有較強的協(xié)調(diào)能力，合理協(xié)調(diào)好校內(nèi)校外、各部門之間的關系，努力為本校、本部門的各項工作創(chuàng)造一個寬松的外部工作環(huán)境，以實現(xiàn)高等學校教育目標的總要求。