文/中北大學 米寶國
隨著大數據時代的到來，云計算、虛擬現實、人工智能等科技產物對于高校行政管理水平的提升非常重要。高校辦公室作為整個學校管理工作的核心部門，其完善的信息化管理體系可以輔助辦公室業務的順利開展。然而，高校是希望的搖籃，匯集天下英才，高校辦公室管理體系的全面信息化僅是現代化校園的起點，與時俱進敢于創新，才是信息化辦公室管理的發展目標。當前，高校辦公室開展信息化管理工作依舊存在諸多不足。本文針對信息化背景下面臨的問題，結合具體理論依據，就如何進行創新管理展開探索。
高校辦公室主要負責校內重大會議的籌備、校印的管理與使用、校長信箱的管理、學校對外聯絡及協助校領導草擬校園各項規章、處理突發事件等工作。高校辦公室是上級領導和師生之間的橋梁，是高校行政管理的樞紐之一。
行政管理工作是為了遵循國家方針和政策，對公共組織進行的合理合法的管理。行政管理也可稱為“政務管理”或“公務管理”，需要運用系統的知識和科學的手段，協調好組織內各部門的工作。高校信息化的辦公室管理方式，不僅有助于學校管理水平的提升，還彰顯了學校嚴謹治學的辦學理念。因此，高校行政管理信息化既是培養高水平人才的必然選擇，更是時代對于高等教育建設的要求。
近年來，許多高校紛紛開展辦公室管理方法改革。但隨著改革創新的進一步推進，暴露出很多問題，具體如下：
（一）缺乏高效的管理方式。高校辦公室日常工作較為繁瑣，如管理學生學籍、選課等。若沒有職責劃分清晰的信息化系統輔助，行政工作很容易變成一團亂麻，這與時代對于高校行政管理工作高效且嚴謹的要求背道而馳。此外，傳統的辦公室管理模式低效且存在漏洞，辦公室管理方式亟待提升。
（二）缺乏專業的工作人員。當前，部分高校工作人員缺乏專業性。這部分人員在處理業務時，常會采取錯誤的辦公手段或干脆無從下手，長此以往，不僅會導致工作人員因技術原因喪失工作熱情，還會使學校各項工作無法有序開展。目前，我國高校辦公室從業人員的專業技術水平普遍偏低，這是目前高校辦公室管理發展緩慢的主要原因之一。
（三）缺乏完善的規章制度。高校辦公室在開展各項工作時，缺乏具體的管理條例，如日常會議的承辦、校長信箱的管理、校印的管理等。高校需要確保責任到人，防止因責任劃分不細致，導致問題產生時相互推諉，找不到第一責任人。這不僅不利于解決問題，還會耽誤辦公室正常工作流程。
（四）缺乏專業的管理人員。目前，很多高校辦公室的管理人員是從其他崗位抽調的，缺乏專業的行政管理知識，所以安排工作時常存在不合理的現象，不僅不利于高效開展工作，還忽視了行政管理的嚴謹性。這種管理環節的漏洞導致部分工作難以保質保量地完成。
隨著信息化的到來，各種先進的技術改變了行政管理工作方式。當前，高校辦公室管理問題均可以通過信息化管理方式找到出口。信息化管理的發展不僅改變了高校辦公室的管理理念，還促進了學校綜合實力的提升。
從時代角度分析，在大數據浪潮的沖擊下，教育與互聯網產生了越來越密切的聯系。高校作為教育的第一陣地，從學生管理到行政管理，都離不開信息化、網絡化。這不僅是規范化管理的要求，也是高效工作的最優選擇。現如今，我國高校不斷增加校園信息化的投入，而高校辦公室作為學校的重要行政管理部門，信息化管理是必然趨勢。
從管理角度分析，大數據時代的信息是海量的，高校辦公室管理內容與幾年前大不相同，工作人員在籌備大型會議、管理校長信箱、發布通知公告等信息時，需要采用新的處理形式，如線上會議、線上校長信箱等。此外，當前高校之間的競爭逐漸演變為信息戰，想在現代化校園建設中脫穎而出，需要辦公室迅速且準確地處理各種信息。因此，信息化管理的發展是辦公室實現高效管理的關鍵。
從學校角度分析，辦公室既是學校對內協同各部門的樞紐，也是學校對外交流的平臺。從某種角度上來說，辦公室管理是學校管理水平的一面鏡子，不僅可以反映學校的行政能力，也是學校教育管理能力的體現。開展辦公室信息化建設，在提升辦公室工作效率的同時，也帶動了學校整體的發展。因此，信息化管理的發展是時代發展的必然趨勢、高效管理的必然選擇、學校升級的必由之路。
為了讓高校信息化管理更好地與時代發展要求相匹配，高校依舊需要對辦公室的信息化管理進行創新，目前，創新性探索的道路上依舊面臨如下問題：
（一）信息未得到充分利用。信息化管理的發展為高校辦公室工作提供了便利，但是海量的信息和現有的平臺卻未在工作中得到充分應用。很多行政管理工作依然沿用傳統的工作模式，這不僅使得大量重要信息不能及時處理，還造成了學校信息化系統資源的浪費。
（二）信息形式單一。隨著科技的不斷發展，各大高校逐步為辦公室配置了信息化管理平臺。但由于部分工作人員對于信息化管理平臺的操作不夠熟練，在實際工作中依然采用傳統的信息采集模式，使得辦公室收集整理信息形式較為單一，缺乏全面可靠的信息。
（三）信息化工作過渡難。信息化管理平臺大多采用Word、PDF等信息模式，而傳統管理模式的主體是紙質版資料。部分工作人員因不想增加額外的工作步驟，而不愿使用信息化管理平臺，使信息化管理工作過渡困難，嚴重限制信息化管理的推進。
（四）在崗人員培訓不足。信息化管理快速推廣的同時，還需要跟進相關人員的崗前培訓及信息化管理意識的培養。然而，傳統的辦公思維難以在一朝一夕間改變，因缺乏工作人員定期培訓的意識，使工作人員的專業素養無法匹配先進的信息化管理系統，不僅削弱了工作人員的工作熱情，還使得信息化管理難以推進。
（五）信息安全問題難以解決。信息化管理模式下，在信息采集、傳遞的過程中，容易因人員操作失誤或黑客入侵等原因，導致機要文件的安全性受到威脅。此外，斷電、地震等客觀因素也可能會給信息安全帶來隱患。
（一）邊界對象理論。邊界對象理論解釋為利用邊界對象協助不同的部門之間的合作，以實現共同的目標。雖然這些部門的專業知識、關注點、背景有所不同，但邊界對象為它們連接的不同部門提供不同的信息，以方便部門間的相互交流。邊界對象從某種角度來說可以理解為一個對象“居住”在幾個交叉部門，并滿足每個部門的信息需求。因此，邊界對象有助于表示和轉換不同部門邊界的知識，即一些交叉專業的知識和信息，高校辦公室常使用的項目管理文檔、軟件架構和甘特圖等屬于邊界對象。該理論有效緩解了高校部門之間的溝通困難，通過提供邊界對象來促進不同部門之間的業務交流。邊界對象理論為各部門的協同工作提供了理論依據。
（二）行為者網絡理論。行動者網絡理論提出組織的發展都是通過行動者之間的互動以及所組成的網絡決定的。行動者可以被認為是人類，也可以是非人類的行動者，如技術產物。因此，行動者網絡不僅可以包含人，還可以包含計算設備、有形對象、抽象概念，甚至整個組織。該理論的關鍵概念包括一個基本原則和一個不可逆性的概念，基本原則是“要以實現某個目標為發展方向”，而不可逆性是“行動者行為產生后不可逆”。在高校辦公室信息化管理過程中，常用到行動者網絡理論的基本原則，如在涉及多個獨立利益相關部門時，通過使用信息化管理系統進行交互，確定以學校為核心的行動者網絡，有助于高校各部門的利益保持一致，從而保證學校的正常發展。行動者網絡理論可以被認為是高校辦公室協調機制的關鍵理論。
（三）認知契合度理論。認知契合度理論是指待解決的任務與可選信息格式之間的匹配程度有助于解決該任務的現象。通常來說，在認知契合的情況下，解決問題的過程是高效的。不同的信息表示格式，如文檔、圖表、PPT，在性能上有相當大的差異。以財務報表、會計信息的分析為例，選擇不同的建模語言和符號來分析，會影響具有不同專業水平的人之間的交流。在推進辦公室信息化管理的過程中，由于信息表示格式與任務類型及完成效率密切相關，所以認知契合理論是信息化系統應用中的必要條件。
（一）制訂合理有效的管理制度。針對所獲取信息未被充分利用的問題，結合行為者網絡理論中以實現學校的發展為目標的基本原則，制訂以學校平穩發展為目標的信息管理制度。無論是采用傳統的行政管理方式，還是先進的信息化管理系統，高校辦公室工作平穩有序進行，離不開健全的管理制度。學校應在搭建信息化管理平臺初期，建立系統化數據庫，規范全校信息處理格式，協調各部門信息化管理系統版本，形成全校可共享的信息傳遞體系，并制訂相關的信息使用條例，提升信息的利用率。
（二）加強學校各部門的信息協作。針對信息形式單一的問題，結合邊界對象理論，增強各部門的信息協作，匯總各部門信息，擴充信息形式。在信息化管理的大背景下，各部門的協作需要辦公室以信息化為橋梁去調度，通過收集并共享不同部門之間的信息，來增強信息的時效性，如緊急的通知公告要及時發布在信息化管理平臺、各部門的數據報表要及時共享或上傳等，以保證辦公室及時更新數據。
（三）制訂辦公室獎勵制度。針對信息化工作過渡難的問題，應結合行為者理論，制訂鼓勵使用信息化系統的獎勵制度，以促進工作者以獲取獎勵為個人目標，快速實現信息化管理的過渡。對于使用信息化管理系統的員工適時予以獎勵，定期對其工作成果進行考核，并將師生滿意度納入評分，以此促進信息化管理系統落實到實踐中。完善的獎勵制度有助于提升員工的工作和學習熱情，幫助組織實現快速進步和發展。
（四）加強工作人員信息化培訓。針對相關人員培訓不足的問題，結合認知契合度理論，高校需投入精力到工作人員的信息化培訓當中，組建一支業務水平過硬的精英隊伍。首先，根據信息化發展需求調整團隊人員，減少人力資源的浪費和人員工作熱情的消耗。其次，對在崗人員按崗位進行針對性的培訓，通過信息管理線上實操課程，快速提升相關人員的專業知識及利用信息化辦法解決問題的意識，使其能靈活、合理地解決問題，根據人員培訓成績，按個人能力分配崗位，以此最大化邊際產出。最后，培訓必須定期進行，保證工作人員實時掌握最先進的信息化管理技術，培養其革故鼎新的學習意識。
（五）規范信息安全責任制度。針對信息安全存在隱患的問題，結合行為者理論，制訂完善的信息安全責任制度，最大限度地減少信息安全問題。首先，加強日常安全檢查，機要文件是否加密、重要文件是否備份、機房電腦是否責任到人等。日常考核不僅可以對信息安全問題防患于未然，還使工作人員時刻保持警惕。其次，發生信息安全問題時，需要根據信息安全責任管理規章進行相應的追責，以警醒辦公室工作人員。最后，將日常考核及責任處罰結果納入薪酬標準，進一步提升工作人員的信息安全意識。
信息化背景下，高校辦公室信息化管理已經成為趨勢。如何創新辦公管理系統化，提升工作效率，使工作流程更加合理，是高校辦公室應重點關注的問題。本文針對當前信息化管理中存在的信息利用不充分、信息來源單一、信息化過渡困難、信息人才稀缺、信息安全存在隱患等問題，利用相關理論提出了創新性解決方案。以期有效提升高校辦公室工作效率，促進現代化高校建設有序推進。
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